做个“抢时”一族

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星期四的王嘉里和李嘉里姑且称她们为王嘉里和李嘉里吧!她们在无数个类似北京嘉里中心这样的写字楼里上班,做着一份一般意义上白领的日常工作。朝九晚五,白天上班,晚上回家。星期四,对王嘉里和李嘉里来说都有点忙。她们要

星期四的王嘉里和李嘉里

姑且称她们为王嘉里和李嘉里吧!她们在无数个类似北京嘉里中心这样的写字楼里上班,做着一份一般意义上白领的日常工作。朝九晚五,白天上班,晚上回家。

星期四,对王嘉里和李嘉里来说都有点忙。她们要做以下的事情:

一、做出下季度的部门工作计划。要在星期五上午交老板。

二、约见一个重要客户

三、11:30分去机场接五年没有见面的大学老友,送到酒店里。

四、要去一趟医院,看看4月份的花粉过敏症。

五、去银行办理相关的手续。

六、下班后和先生约会,因为今天是个纪念日。

其余的就是日常工作内容。

李嘉里——

前一天晚上

工作计划拖了一周,昨天晚上不得不做了,但又要追看电视连续剧,十点钟才开始坐在电脑前,总算拿出一个大纲,但上床睡觉已经是凌晨两点。

8:00am

实在太困,没有听到闹钟响,一睁眼已经快8点了!

8:40am

匆忙打车到了公司,还是迟到了五分钟。一进门,就听到电话响,是老板,提醒她明天一上班就要交计划书。

8:50am—11:00am

李嘉里打开电脑,上网到自己的信箱里,开始一一回复客户和分公司的邮件;不停地打电话答复分公司的问询。最后一个电话结束,抬眼看表,已经上午11点了!到机场来不及了!

11:00am—2:00pm

向头儿告假一小会儿,一路上催着的士司机,赶到机场,还好刚刚过十分钟,打同学的手机一直也没开机,原来飞机晚点!幸亏晚点不久。12:00见到好友,送到酒店,一起吃饭。这顿饭有点心不在焉,因为两点半要和客户见面,所以一边吃饭一边叙旧一边不断打电话和客户约地点。2:00和同学告别,到约定地点去。

2:30pm—3:30pm

一上午在城市里兜一个大弯,有点头晕。因为花粉过敏,和客户约见的时候一个劲儿地打喷嚏,连连说SORRY,觉得自己真狼狈。

3:50pm

回到公司,冲了一杯雀巢速溶,刚刚坐定,想再顺一遍工作计划,银行的电话来催了。差点忘记回公司的目的:拿资料去银行!

3:50pm—4:30pm

跑去银行,银行却突然需要增加一份文件。什么事也没办成,李嘉里生了一肚子的气,跟银行理论了半天,批评了银行的工作效率,只好再返回到公司。

4:30pm—5:00pm

跑了一天,太累了,脑子转不动了,李嘉里不想再顺那份计划书,晚上再说吧。先给同学打一个电话,聊聊天感觉好了很多。

5:00pm—5:30pm

放下电话,看到满桌堆着的文件,忽然觉得特烦,决定整理文件已经好几个星期了,今天索性处理了得啦。把文件归类,顺手装订成册,已经到了下班时间。

6:00pm—9:00pm

和老公约会,一起吃晚饭庆祝纪念日,有点累,不断打哈欠。

9:30pm

洗了个澡,泡了一杯浓浓的咖啡,又坐在电脑前,继续完成她的工作报告。

王嘉里——

前一天晚上

睡觉前,列了一个清单,把重要的事情在脑子里过了一遍。

8:30am—9:30am

准时上班,开始打电话。

1.给各分公司打电话,请他们将相关材料通过电子邮件传送,并且告知上午不再接受他们的其他询问,下午会给答复。

2.给客户打电话约时间地点,将客户约见地点安排在同学预订酒店的楼下咖啡店里。

3.给机场打电话,确定班机到港时间。

4.给银行打电话,确定相关手续的准备材料。

9:30am—11:00am

整个上午的时间,王嘉里都用来最后成形工作计划,因为前一周已经零打碎敲差不多了,所以很快完成,并上传给老板。中间除了几个必须要接的电话外,其他工作全部暂停。

11:00am—12:00am

11:00am离开公司,顺便拿上了到银行的一切资料。因为知道飞机晚点半小时,所以她路过医院看花粉过敏症。

12:00am—2:30pm

去机场接同学,吃了一个快乐的怀旧中餐,然后直接到旁边的咖啡店和客户谈事情。

3:30pm—4:30pm

将上午各分公司的事务集中处理完毕。

5:30pm

接到老公打来的电话,到洗手间把自己重新打理一下,漂漂亮亮约会吃晚饭,过了一个有情调的纪念日。

你是王嘉里,还是李嘉里?

好像所有的人都觉得自己是那个李嘉里!被日复一日的忙乱搞得如此头痛。为什么我做不了王嘉里?问题是,王嘉里到底做了些什么?

分析一,主动与被动

王嘉里和李嘉里最大的不同在于,一个是主动去做,一个是被动去做。王嘉里的态度是:我要做,所以要听我的安排。李嘉里的态度是:要我做,所以我得做。实际上,这也是一个有关计划的问题。

分析二,分清主次

应该说,按事情的重要度说,当天的事件排序是:完成工作计划——约见客户——接同学——晚餐。星期四之所以和其他的日子不太一样,是因为有了这四件事情,那么说明这四件事情不是日常的工作。

李嘉里却犯了因小失大的错误,因为中午去机场时没有拿上去银行的资料,她就必须先回公司拿资料,因为到了银行资料不全,她又不得不把去银行的事情又拖到了明天。因为没有时间去买一瓶抗过敏的药,所以给客户留下一个奇怪的形象。

分析三,如何处理突如其来的杂事

在工作中,不论是谁都会陷入突如其来的杂事中——办公室不断响起的电话和桌上摆满的文件,需要你签字或是同事找你有些无关紧要的事情——都会经常地打乱你的思路和计划。那么在你做重要事情的时候,就要把这些杂事完全放在一边。事实上,这是一个反作用力,在你全心投入去做最重要的事情时,你也就有了不去理会这些杂事的理由。

分析四,合并同类项

王嘉里充分使用了合并同类项的做法。在同一时间段里,尽可能搭顺车,她把同客户的约见地点约在同学入住的酒店里,这样的安排让她从容不迫。

分析五,尽可能不要因公损私——不要让工作打扰你的生活

至少在纪念日的晚上,王嘉里和李嘉里的老公感受是不一样的。实在很忙的时候,工作占用生活的时间是没办法的事情,但一定不要因为时间安排得不妥,而把工作和生活永远搅在一起。

管理时间的三个链接

开始你的时间管理之前,首先问问自己:什么对你是最重要的事!进一步的问题是:你可能经常会在事情的重要与否方面被假象所迷惑,有关时间,最重要的核心是:搞清楚重要与紧急的关系。紧急不等于重要的事,而紧急可能会扰乱优先的顺序。

链接一:有关时间的理论介绍——时间管理矩阵图

有关时间管理的理论体系由来已久,目前通用的时间管理体系是把事情按照重要和紧急的相互关系划为四类,来阐述时间的应用。

重要 紧急

必须停下手头一切转而集中处理的重要事情,包括:突发性的重要事件、危机、健康、金钱等问题、规定了期限的任务。应占比例20%—25%。

不紧急 重要

有目的的、大量的准备工作:

建立广泛联系,包括社会关系、人际关系、工作关系、预防性的措施等。应占比例65%—80%。

不重要 紧急

临时穿插进来,打扰了正在进行的事情,好像不得不立即处理:打来的电话、单据、收发等。应占比例15%。

不紧急 不重要

可以推掉的琐事,暂时放在一边不会有影响的事件:一些会议、一些饭局、闲聊等。应占比例<1%。

第一象限20%—25%

重要而紧急的事情——你得了急性阑尾炎要立即手术、接到家里的长途电话说父亲病危、下班前必须拿出企划方案、根据信息必须及时买进或抛出股票……

注脚——这当然是需要停下手头的一切事情马上去解决的,但实际上这样的事情并不是很多。

第二象限65%—80%

重要而不紧急的事情——你需要跟客户建立广泛的联系、会见一个重要的客户、为企划方案要做大量的案头工作、和对自己有帮助的人座谈、每天抽出时间学习一小时、定时健身、改造你们家里长期低负荷运行的电线……

注脚——一句话,是打基础的阶段。人人都知道这些事情很重要,可因为不是迫在眉睫反而避重就轻,迟迟不做。这个象限里的事情堆积越多,那么带给第一象限的压力和危机就会越大,第一象限的质量也很成问题。

第三象限15%

不重要而紧急的事情——存在于我们生活中的各种干扰、你得接不断响起的电话、你需要签署的各种文件和报销单据、琐碎的家务、很多重复性的劳动……

注脚——日复一日,你被这些看上去很忙的事情左右着,但你没有什么实质性的进展!这是时间开给我们最大的玩笑。解决的方法一点不麻烦:占满你的时间!谁都有过这样的体会,当我们在做重要的事情时,就不会花心思在琐碎的事情上,也不会为枝节问题所牵制。

第四象限<1%

不重要不紧急的事情——你可找理由推掉的一些活动、和重要事情发生冲突的聚会……

注脚——实际上,这些事情在生活中无法避免。但我们要认识到这是在浪费时间。好吧,这时候,你只要说NO就OK了。试试看,说NO并不会给你带来负面的效果,拒绝的后果远没有你想得那么严重。

链接二:时间的加减乘除

钱可以买到时间

当一件事情对你来说非常重要时,那么做这件事情的成本不妨打高一点。比如:你可以打的士不必坐公交车;坐飞机而不是坐火车,等等。

搭顺风车,可以节省时间

把几件事情的发生地点都圈在同一区域内,你也可以利用别人提供给你的顺便机会,搭客户A的车去见客户B。少走弯路,减少无谓的时间消耗。

学会说NO

拒绝一些琐碎事件的干扰,无谓的应酬会浪费你大量的时间。

善于利用社会分工

实际上别的人可以帮你处理许多事务,同事、下属、钟点工等等。花很多心思在小事情上会分散你的注意力。

选择地点离家近的公司,可以节省时间

每天上下班往返的时间超过四小时,就一定要考虑薪水是否值得这样做。

有重要事情时,把手机转至秘书台,不被打扰

所谓懂得关起门来做事,重点的事重点对待。

缩短就餐时间,可以使你其他的时间留有更大的余地

叫一份外卖,或是泡一包速食面,节省的不光是表面的时间,还有思维连续不需要再启动热脑的双份时间。

无端的争吵会浪费时间

因为别人的态度问题便与之发生摩擦,是用别人的错误来消耗你自己。

事前做详细的准备

了解你要做的事情的程序,可以大大节省时间,也就是我们经常说的磨刀不误砍柴工。

一心几用,化零为整

利用零星的时间来考虑一些问题,在你等车、买菜的时候,也许你的工作报告就在脑子里成形了。

链接三:OFFICE时间管理简装本

1.当你觉得思维敏捷且精力旺盛时,先做最重要的工作。

2.如果你这个星期很忙,就别翻开桌上的期刊和杂志,最好是把这些都摆到一边去。

3.告诉平常会打电话给你的人,你这星期很忙,无法跟他们闲聊,并跟他们说有空时你会再打电话给他们。

4.当你觉得做某项计划有点厌烦时,别强迫自己继续做,先把这项工作摆在一边,做些别的事情。

5.试图在办公室中就把事情做好,避免出错。出错是最浪费时间的事。如果可以通过电话、传真或电子邮件来代替就最好。

6.努力把那些可能有趣但不能减轻工作负荷的活动去除掉。

7.试着早一点起床,这样一来你从周一到周五每天多出一小时,每周就多出5小时的时间。

(张康佳摘自《女友》2003年第8期,刘辉图)

(作者:朵 拉 字数:5735)

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